Managing File

Mengelola file secara efektif adalah sedikit bentuk seni. Anda perlu membuat semacam lingkungan terstruktur yang membuat file tersimpan Anda terorganisir tetapi juga membuatnya mudah bagi Anda untuk menemukan file yang sering Anda gunakan. Situasi khusus Anda mungkin juga mengharuskan Anda menyimpan file dalam jaringan (folder) tertentu sehingga orang lain dapat dengan mudah mengaksesnya. Aplikasi Microsoft Office telah mengadopsi strategi penyimpanan cloud yang juga memungkinkan Anda untuk dengan mudah menyimpan file di OneDrive Anda (baik versi gratis dan versi yang tersedia dengan langganan Office 365, OneDrive for Business), atau situs SharePoint perusahaan.

Apakah Anda menyimpan file di hard drive komputer Anda, pada drive bersama di server jaringan, atau di cloud di OneDrive Anda, Anda masih harus mengadopsi strategi untuk mengatur file Anda. Dan apakah Anda berbicara tentang hard drive atau OneDrive, wadah penyimpanan ini masih dapat dilihat sebagai setara elektronik dari lemari arsip. Setiap laci di lemari arsip setara dengan folder pada drive. Folder file gantung di dalam laci lemari arsip setara dengan subfolder di dalam folder utama.

Konvensi penamaan yang Anda gunakan untuk folder dan subfolder yang Anda buat benar-benar terserah Anda tetapi harus mencerminkan semacam sistem. Misalnya, Anda bisa memiliki folder bernama Proyek yang berisi subfolder yang dinamai untuk setiap proyek spesifik yang sedang Anda kerjakan. Luangkan waktu untuk mengetahui taksonomi folder Anda. Jika Anda berakhir dengan folder bernama Lain-lain, disarankan Anda memikirkan kembali sistem penamaan Anda.

Anda mungkin ingin menggunakan folder Document Anda sebagai wadah induk untuk subfolder yang Anda buat untuk berbagai proyek Anda. Hal ini memungkinkan Anda untuk membuat struktur folder yang diperlukan tanpa mengacaukan drive C: dengan banyak folder baru. Metode pengorganisasian file dalam folder dan subfolder ini sudah ada selama sistem operasi Windows.

Alternatif untuk mengatur file dalam folder dan subfolder adalah dengan memanfaatkan perpustakaan file yang disediakan oleh Windows 10. Pendekatan perpustakaan membantu Anda mengatur dan mengakses file Anda, di manapun Anda menyimpannya di komputer Anda (atau jaringan Anda).

Di Windows 10, perpustakaan adalah wadah yang mengumpulkan file dari berbagai lokasi di komputer Anda dan jaringan Anda dan menampilkannya sebagai koleksi yang dapat Anda akses. Secara default, Windows 10 menyediakan perpustakaan Document, Music, Picture dan Video. Anda dapat mengaktifkan pustaka (jika Anda tidak melihatnya) di File Explorer dengan mengklik kanan panel Navigation dan memilih Show Libraries.

Jadi Anda bisa menjadi old school dan membuat folder dan subfolder di hard drive komputer Anda, atau Anda dapat memanfaatkan perpustakaan untuk memberi Anda akses mudah ke file Office yang Anda gunakan. Apakah Anda membuat folder baru di komputer Anda atau pada jaringan share yang ditetapkan untuk Anda, Anda dapat menggunakan File Explorer sebagai alat utama Anda. Hal yang sama berlaku jika Anda ingin membuat perpustakaan baru, gunakan File Explorer.

Bekerja di cloud dan mengatur penyimpanan cloud serupa dalam banyak hal dengan mengatur drive fisik. Anda bisa membuat folder di OneDrive atau drive jaringan lain yang Anda akses. OneDrive for Business juga memberi Anda kemampuan untuk membuat dan mengelola perpustakaan. OneDrive for Business dan Windows 10 memungkinkan Anda membuat pustaka yang berfungsi sebagai wadah virtual untuk file yang Anda buat dan bagikan.

(Visited 42 times, 1 visits today)

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *