Manage and Share Office File

Aplikasi Microsoft Office memberi Anda semua tool yang Anda butuhkan untuk membuat dokumen, presentasi, workbook dan publikasi. Setelah Anda membuat berbagai file menggunakan aplikasi Office, terserah Anda untuk mengelola file Anda dan membaginya dengan kolega dan rekan kerja.

Kita akan melihat format file Office yang digunakan di masing-masing aplikasi Office. Kita juga akan melihat opsi Anda untuk mengelola dan berbagi file.

Memahami Format File Office

Format file default untuk setiap aplikasi Office (tidak termasuk Outlook) mengambil keuntungan dari standar file open XML (eXtensible Markup Language). Format file memberikan manfaat dalam hal compaction file, damage recovery yang diperbaiki, deteksi yang lebih baik dari file yang mengandung macro, dan kompatibilitas yang lebih baik dengan software vendor lainnya.

Meskipun beberapa masalah backward-compatibility mungkin terbawa ketika Anda mencoba untuk berbagi file menggunakan salah satu format file ini dengan pengguna yang masih bekerja dengan versi aplikasi Office tertentu sebelumnya (versi pra-Office 2007), sebagian besar masalah telah diperhalus. Pengguna yang masih bekerja dengan versi aplikasi Office yang lebih lama dapat memanfaatkan berbagai utilitas konversi dan pembaruan software yang memungkinkan mereka untuk mengkonversi atau langsung membuka file menggunakan salah satu format file baru.

Anda juga dapat menyimpan file Anda dalam format file yang menawarkan backward compatibility untuk rekan kerja yang masih menggunakan versi aplikasi Office yang lebih lama. Dan aplikasi Office (seperti Word dan Excel) memberi Anda tool pengecekan kompatibilitas yang membantu meniadakan masalah apapun dengan file yang dibagikan dengan pengguna aplikasi Office lama.

Seperti yang telah disebutkan, Word, Excel dan PowerPoint menggunakan format file open XML secara default saat Anda menyimpan file dalam aplikasi ini. Dan Anda memiliki beberapa opsi format file lain di aplikasi ini, jika diperlukan.

Publisher, di sisi lain, menyimpan publikasi secara default di jenis file .pub. File .pub langsung kompatibel dengan Publisher 2013, sampai Publisher 2003. Meskipun Publisher tidak memungkinkan Anda untuk menyimpan publikasi dalam format file open XML (seperti Word dan Excel), Anda dapat menyimpan file Publisher dalam tipe file XPS, yang merupakan format file XML untuk electronic paper. Publisher juga memiliki tipe file yang dapat Anda gunakan untuk membuat publikasi Anda kompatibel dengan kolaborator yang menggunakan versi Microsoft Publisher sebelumnya.

Setiap aplikasi Office memberi Anda opsi dalam hal menyimpan file dalam format file yang berbeda. Daftar berikut ini memberikan gambaran umum dari beberapa jenis file yang digunakan di Word, Excel dan PowerPoint.

Word

docx: XML file type; default file type for Word 2010, 2013, 2016 and 2019 document

docm: XML file type; macro-enabled document

dotx: XML file type; Word template

dotm: XML file type; macro-enabled Word template

doc: Binary file type; document compatibility with Word 97–2003

dot: Binary file type; template compatibility with Word 97–2003

Excel

xlsx: XML file type; default file type for Excel 2010, 2013, 2016 and 2019 workbook

xlsm: XML file type; macro-enabled workbook

xltx: XML file type; Excel template

xltm: XML file type; macro-enabled Excel template

xls: Binary file type; document compatibility with Excel 97–2003

xlt: Binary file type; template compatibility with Excel 97–2003

PowerPoint

pptx: XML file type; default file type for PowerPoint 2010, 2013, 2016 and 2019 presentation

pptm: XML file type; macro-enabled presentation

potx: XML file type; PowerPoint template

potm: XML file type; macro-enabled PowerPoint template

ppsx: XML file type; PowerPoint show

ppsm: XML file type; macro-enabled PowerPoint show

ppt: Binary file type; presentation compatibility with PowerPoint 97–2003

pot: Binary file type; template compatibility with PowerPoint 97–2003

Aplikasi Office juga menyediakan format file lain yang memudahkan Anda berbagi dokumen atau workbook dalam format yang dirancang agar mudah dilihat. Contoh yang baik adalah format file PDF (dibuat oleh Adobe System), yang memungkinkan pengguna yang memiliki PDF reader seperti software Adobe Reader gratis yang diinstal pada komputernya untuk melihat file Anda. Windows 10 juga menyediakan PDF viewer (Windows Reader) untuk melihat dokumen PDF. Viewer memungkinkan Anda untuk mencari dokumen PDF. Viewer memungkinkan Anda untuk mencari dokumen PDF menggunakan tool Find.

Format file XML Paper Specification (XPS) juga memudahkan orang lain untuk melihat pekerjaan Anda. Windows 10 menyediakan XPS viewer yang memungkinkan pengguna Windows 10 untuk membuka dan melihat file dalam jenis file XPS.

Format file PDF dan XPS terutama dirancang untuk memungkinkan Anda berbagi tampilan file tertentu tanpa mengharuskan aplikasi Office itu sendiri diinstal pada komputer pengguna yang akan melihat file. Meskipun jenis file PDF dan XPS memerlukan jenis viewer tertentu untuk melihat file, viewer seperti Acrobat Reader dan beberapa XPS viewer (termasuk XPS viewer Microsoft) tersedia untuk diunduh gratis di web. Sebagian besar sistem operasi, termasuk Windows 10, memiliki PDF dan XPS viewer aslinya sendiri.

(Visited 41 times, 1 visits today)

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *