Berbagi File yang Disimpan ke Cloud

Office memudahkan Anda berbagi file yang telah Anda simpan ke salah satu tempat berbasis cloud seperti OneDrive atau OneDrive for Business. Dalam kasus OneDrive for Business atau situs SharePoint perusahaan, Anda bisa menyimpan file Anda ke folder yang sudah dibagikan dengan pengguna lain. Proses berbagi pada dasarnya sama untuk opsi cloud yang berbeda. Mari kita lihat bagaimana Anda membagikan dokumen Word yang telah disimpan di OneDrive. Berbagi file melalui Excel atau PowerPoint akan menggunakan proses yang sama.

Dengan dokumen yang ingin Anda bagikan terbuka di Word, pilih ikon Share di paling kanan window aplikasi Word (tepat di atas dan di sebelah kanan ribbon Word). Ini akan membuka task pane Share di sebelah kanan window Word. Jika dokumen belum disimpan ke salah satu lokasi cloud Anda, task pane Share akan menyediakan tombol Save to Cloud. Ketika Anda memilih tombol ini, Anda akan dibawa ke halaman Save As Backstage. Simpan dokumen ke OneDrive Anda. Setelah file disimpan ke OneDrive dan kembali ke window aplikasi Word, Anda akan menemukan bahwa task pane sekarang siap untuk membagikan dokumen Anda dengan pengguna lain.

Untuk berbagi dokumen saat ini dengan pengguna lain, Anda dapat memasukkan alamat email di box Invite People, atau Anda dapat memilih ikon Search The Address Book For Contact untuk menambahkan orang dari folder Outlook Contact Anda (atau daftar distribusi jika tersedia). Setelah Anda memasukkan alamat email, gunakan menu drop-down di bawah alamat email untuk menentukan apakah pengguna Can Edit atau Can View. Box pesan juga disediakan untuk pesan opsional kepada pengguna. Setelah Anda siap berbagi dokumen dengan individu tersebut, pilih tombol Share.

Jika Anda ingin lebih banyak opsi berbagi, Anda harus masuk ke halaman Backstage Share (pilih File, dan kemudian Share). Halaman Word Share menunjukkan apa yang Anda temukan di aplikasi Office lain, Anda disediakan dengan lebih dari satu strategi untuk berbagi file dengan pengguna lain. Opsinya adalah sebagai berikut:

  • Share with People: memilih opsi ini akan membawa Anda ke task pane Share
  • Email: Anda dapat mengirim file sebagai lampiran email, tautan atau file PDF atau XPS. Dalam hal kolaborasi, Anda ingin semua yang diundang bekerja pada file yang sama, jadi mengirim tautan melalui email adalah pilihan terbaik Anda. Opsi ini tidak berbeda dari opsi Share with People jika Anda memilih untuk mengirim file sebagai tautan
  • Present Online: Anda dapat membuat tautan yang dapat Anda bagikan dengan orang-orang, dan kemudian mereka dapat melihat dokumen, presentasi atau workbook Excel Anda dalam presentasi online. Mereka tidak hanya dapat melihat dokumen (atau item lain) secara online melalui tautan, tetapi file tersebut juga tersedia untuk diunduh. Anda menggunakan akun Microsoft Anda untuk memanfaatkan layanan Office gratis ini
  • Post to Blog: Anda dapat membuat posting blog menggunakan dokumen saat ini, dan file tersebut kemudian ditambahkan ke blog. Anda dapat memanfaatkan berbagai platform blogging termasuk SharePoint Blog, WordPress dan TypePad. Jika Anda seorang blogger aktif, dapat memposting blog langsung dari Word jelas merupakan langkah menuju produktivitas

Bagaimana dan jika Anda membagikan file Office Anda dengan pengguna lain akan sangat tergantung pada jenis pekerjaan yang Anda lakukan dengan aplikasi Office. Jika Anda bekerja di lingkungan yang sangat kolaboratif, Anda akan menemukan bahwa berbagai kemungkinan untuk berbagi dokumen Office telah Anda cakup untuk situasi apapun. Aplikasi Office Online juga memainkan peran penting dalam memberi Anda akses 24/7 ke file yang Anda simpan di situs OneDrive atau SharePoint Anda.

Ketika Anda bekerja dengan aplikasi Office Online, ingatlah bahwa tombol Share tersedia karena ada dalam versi yang diinstal dari aplikasi ini. Tombol Share terletak tepat di sebelah login name Anda di kanan atas. Pilih Share dan kemudian undang orang melalui email atau dapatkan tautan untuk dibagikan dengan kolaborator.

(Visited 47 times, 1 visits today)

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *